Au quotidien, votre société s'engage dans de nombreux processus qui sont essentiels pour que l'entreprise fonctionne à plein régime. Que vous dirigiez une petite et moyenne entreprise (PME) ou une grande entreprise, l'un de vos processus quotidiens est la gestion de la facturation. Indispensable au succès de votre entreprise, la gestion de la facturation comprend la facturation des clients, le suivi des paiements et la gestion des comptes. Si certaines start-ups utilisent des processus manuels, à mesure que l'entreprise se développe et que les stratégies de facturation deviennent plus complexes, il est essentiel d'introduire une solution de gestion de la facturation dans le processus. Comme chaque entreprise est unique, le choix de la meilleure solution de facturation peut sembler difficile, mais ce n'est pas impossible.
Afin de vous aider à déterminer la meilleure solution de facturation pour répondre à vos besoins actuels et futurs, nous avons créé les critères suivants pour votre considération.
Les données étant généralement gérées par des applications d'entreprise distinctes, il est essentiel que votre système de facturation soit en mesure d'interpréter des données structurées provenant de plusieurs sources. Connue sous le nom de médiation, cette tâche souvent négligée est importante pour normaliser les données, supprimer les dossiers inutiles d'utilisation et acheminer les informations requises pour la tarification et la facturation.
La capacité d'adapter les données vous permet de calculer avec précision les impayés des clients et de fournir les factures dans les délais. En outre, une solution de facturation adaptée sera en mesure de gérer tous vos processus opérationnels de facturation. La solution de facturation que vous choisissez doit être capable de le faire sans dépendre d'extensions tierces ou développées sur mesure.
Il faut noter que tous les systèmes de facturation ne proposent pas la fonction de médiation ou ne sont pas capable de l'exécuter efficacement. La meilleure solution de facturation offre des possibilités de médiation intégrées, ce qui vous permet de réduire les coûts associés à l'intégration et aux solutions tierces. En effet, les solutions de facturation les plus sophistiquées proposent des cadres d'intégration, ainsi que des interfaces de programmation d'applications (API) et des connecteurs d'entreprise fiables. Tout cela vous permet de créer un écosystème financier entièrement intégré.
Pour vous aider à déterminer la solution de facturation qui répond le mieux à vos besoins, étudions les différences entre les systèmes qui offrent une adaptabilité et une extensibilité de base et ceux qui offrent une extensibilité sophistiquée.
Ces systèmes de facturation sont moins robustes, comme l'indique le terme "de base". Par exemple, ils n'ont pas de fonctions de médiation, de sorte que toutes les données requises doivent être normalisées avant d'être saisies dans l'application de facturation. Cela signifie souvent que des processus manuels, sujets aux erreurs ou des intégrations tierces sont nécessaires.
L'extensibilité simple fournit généralement des cycles de facturation récurrents basés sur le temps, où, quel que soit le moment où une facture est prête. Dans ce cas, la facture n'est envoyée qu'à un moment prédéterminé, par exemple chaque semaine, chaque mois ou chaque trimestre. Si ce système fonctionne bien pour les modèles de tarification simples, il n'offre pas la souplesse requise pour les systèmes de facturation plus complexes.
Les solutions de facturation plus fiables peuvent généralement être configurées pour integrer tout type de données et les convertir dans la structure souhaitée. La médiation doit être effectuée de manière native, ce qui vous permet de traiter rapidement et avec précision des volumes importants de données.
Il est essentiel qu'un système de facturation permette le partage, en temps réel, d'informations entre celui-ci et d'autres systèmes. Pour simplifier et automatiser des mécanismes de facturation complexes, vous devez pouvoir vous connecter sur tous les systèmes nécessaires.
Une extensibilité sophistiquée offre des cycles basés sur des événements qui sont automatiquement déclenchés par des étapes spécifiques telles que l'acceptation du projet, la livraison d'un nombre spécifique de produits ou le pourcentage d'achèvement du projet. En général, ces éléments déclencheurs sont définis dans le contrat. Pour que le système de facturation puisse facturer avec précision et émettre des factures dans les délais, il doit avoir accès aux données relatives au contrat, ce que seuls des systèmes de facturation plus complexes peuvent fournir.
Comme certaines solutions de facturation sont construites de manière rigide, tout besoin de personnalisation exige des engagements de service coûteux auprès du fournisseur de la solution de facturation ou d'un tiers. Lors de la recherche de la meilleure solution de facturation, assurez-vous de tenir compte de vos besoins futurs. Les systèmes de facturation qui permettent de configurer facilement les forfaits, les produits et les modèles d'affaires sont privilégiés pour les entreprises qui prévoient des changements futurs. Les systèmes qui offrent une configuration au lieu de nécessiter un codage personnalisé vous permettent de ne pas dépendre de développeurs coûteux. Finalement, un système de facturation flexible doit vous permettre de configurer facilement une interface utilisateur intuitive, sans intervention du personnel informatique.
Si les systèmes de facturation de base peuvent automatiser les plans de tarification simples, ils sont incapables de gérer des plans de tarification plus complexes. Les entreprises qui proposent plusieurs produits et celles dont le plan de tarification intègre plusieurs caractéristiques ont besoin d'un système de facturation plus robuste et plus étendu. De même, les sociétés qui font l'objet de fusions ou d'acquisitions ont besoin d'une solution de facturation sophistiquée, mais facile à utiliser.
À première vue, les solutions de facturation peuvent sembler similaire, elles peuvent calculer ce qui est dû, créer des factures et facturer les clients. Ce n'est qu'après avoir examiné en profondeur les similitudes et les différences entre les systèmes qu'il devient évident que toutes les solutions de facturation ne peuvent pas répondre à tous les besoins ou objectifs de l'entreprise. Il existe des différences significatives entre les systèmes de facturation dans la manière dont ils gèrent les modèles de tarification complexes, prennent en charge la facturation personnalisée et s'intègrent à des systèmes différents.
Savoir comment évaluer les systèmes de facturation est la première étape pour en choisir un qui répondra à vos exigences actuelles, ainsi qu'à vos besoins futurs. Avec Kollekt, vous disposez d'une solution de facturation qui prend en charge toutes les exigences de votre entreprise. Notre système est conçu pour évoluer, ce qui vous permet de vous adapter aux changements du marché, de maximiser vos revenus et d'offrir une expérience client optimisée.
